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美国院校研究的发展与愿景

21 阅 - - 科教 - 来源:汪洋博客
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受访者简介:兰迪·斯温,美国院校研究会前执行主席,佐治亚大学高等教育研究中心兼职研究员,从事学生学习评估、大学新生和院校研究。

《国 家 中 长 期 教 育 改 革 和 发 展 规 划 纲 要( 2010—2020 年) 》明确提出要建设高等教育强国,党的十八届五中全会之后,国务院在《关于印发统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案的通知》中也明确提出要建设世界一流大学和一流学科。院校研究组织的决策支持功能对高校的发展起着至关重要的作用,可以毫不夸张地说,院校研究是大学管理和领导决策模式从“经验型”向“数据驱动型”转变的最大支撑力; 它也是信息时代大学在愈来愈激烈的高等教育市场竞争中赖以生存的重要保障机制。美国是院校研究的发源地,其有组织、有规模的院校研究起始于20世纪50年代末60年代初,距今已有几十年的历史。从1965年成立院校研究学会至今,美国的院校研究已经从当初的摸索阶段逐渐走向了专业化和技术化之路,其很多成功经验成为其他国家学习的典范。

和美国院校研究相比,中国院校研究起步较晚,从2000年华中科技大学在全国成立首个院校研究机构———院校发展研究中心算起,至今仅有十几年的历史,院校研究的氛围还不浓,有些大学领导对院校研究缺乏足够的兴趣和认知,大学的职能部门对院校研究的需求和支持程度不够,社会公众对院校研究的了解程度还很低,高校还普遍缺乏开展院校研究所需要的最基础的数据系统。

虽然我国在进行院校研究过程中对美国的经验进行了一些借鉴,很多学者也对美国院校研究进行了相关研究,然而,现有研究成果多分散于美国院校研究发展历程、决策支持、领域变迁、机构设置、研究内容、特征等方面,缺乏系统、深入地剖析和对其最新进展的介绍。

鉴于此,作者就美国院校研究的组织构成、运行模式等方面采访了美国院校研究会前执行主席兰迪·斯温( Randy L.Swing) ,希望通过对美国院校研究的深入了解,推动我国院校研究深入发展,为目前高校的“双一流”建设提供一定的借鉴。

一、美国院校研究人员构成特点及资历要求

采访者: 由于中国院校研究起步晚,加上高校间规模、定位的差异,各学校对院校研究重要性行政部门,院校研究人员的学历背景、规模等也是互不相同。院校研究在美国已经有五十多年的历史了,其发展体系已逐渐完善。基于此,您能否介绍下美国院校研究部门的规模和人员构成是怎样的?

斯温: 在美国,几乎在每一个被认可的学院或大学里都有一个院校研究办公室,职责不同,它们的名称也会有所差异,比较常用的名称有院校研究与信息办公室、院校研究与规划办公室、评估与分析办公室、入学研究与规划办公室等。

我们在 2014—2015 年期间进行了一次全国性的针对院校研究的全面调查,调查结果显示,院校研究办公室平均由3.6 名全职人员组成( 包括1名主任和2.6名全职的专业技术人员),55%的院校研究机构拥有3名以下的工作人员,27%的院校研究机构拥有3名(含3名)至5名工作人员,18%的院校研究机构拥有5名及以上工作人员; 13%的两年制高校及20%的四年制高校的院校研究机构规模在5人以上。平均而言,大多数院校研究办公室主任拥有6.5年的领导管理经验和11年的院校研究工作经验。89%的主任拥有研究生学位,其中硕士学位占46%,博士学位占43% ; 47%的四年制高校中的院校研究办公室主任及 33%的两年制高校的院校研究办公室主任拥有博士学位。

采访者: 院校研究对于学校的发展来说,其作用是相当重要的,这就要求高校在对院校人员进行选拔时要综合考察应聘者的素质和技能。能否从您的角度谈谈院校研究工作者需要具备什么样的能力? 您能具体说说他们在高校改革过程中应分别起到什么样的作用?

斯温: 作为一名院校研究者,他必须具备一些技能,这样才能适应他的角色,胜任他的工作。对于他们应该具有什么样的技能,不同的人有不同的看法。我比较赞成特伦兹尼( Patrick Terenzi-ni) 对院校人员所需能力的描述,即院校研究人员必须具备信息的搜集、分析和处理能力,敏锐的问题意识,获得问题相关背景的能力等等,当然随着高等教育的发展,院校研究部门在学校发展中应具备的职能将越来越多,院校研究人员要具备的技能也将随之增多。

我认为院校研究者在高校的改革中的作用应以改革阶段的不同而有所不同。一是建立改革共识阶段。在该阶段,由于改革刚刚提出,很多利益相关者往往持有反对的态度,这就需要院校研究人员制订出周全的计划使他们信服,在他们利益得到保证的前提下使其对改革达成共识。院校研究人员可以通过听取教师、行政人员或学生的想法发现存在的问题。另外,他们在撰写年度报告、介绍学校概况、检测数据系统和学习其他学校经验时也能发现问题。

二是聚焦改革阶段。一旦改革的焦点被聚焦成功,主要利益相关者会对改革的相关方面能有更深入的了解。院校研究人员若想成功地推进改革,该阶段就必须掌握足够数据信息,学会用框架分析问题。他们所需做的工作包括: 交流用以识别和分析复杂问题的数据信息; 确保人们可以清楚地说明改革的适宜性以及改革的范围; 鼓励对问题的争辩和讨论; 将改革的焦点控制在最需要改革的部分; 等等。

三是增加改革知识阶段。该阶段需要院校研究人员深化对问题的理解并且权衡问题的解决方案。通过考察其他院校相关部门的做法,院校研究人员可以寻找潜在的解决方案。院校研究人员还可通过查阅文献综述、参加会议等方式加强对改革对象的认识。通过加强认识加深对需改进的事物的理解,决策人员和利益相关者才能更好地权衡各种潜在解决方案的利弊。

四是坚定改革决心阶段。该阶段院校研究人员应对改革进行持续的推动以确保它正常运转。对于一些在学校工作年限比较长的院校研究人员来说,他们对学校的情况比较了解,工作推动起来也比较顺利。但是不是所有的院校研究人员都了解学校的历史,对于不了解的人而言,他们可以和有经验的教师或工作人员进行合作,共同策划和推进改革。在美国的一些高校,院校人员很多担任了一些职务,如校务委员会顾问等,他们可以对改革计划提出自己的看法,有的甚至可以制定时间表、指定相关负责人、制定奖惩制度等。

五是适时调整改革阶段。任何一个改革都是一个持续推进的过程,在从启动到评估的整个过程中,学校都要对其进行追踪。改革成功与否对于学校而言至关重要,因为一旦成功可能会带来学校其他方面的改革。为了确保改革的有效性,院校研究人员需要寻找第三方来评估改革。倘若改革被证明是成功的,他们的工作还要持续到学校审查改革过程并建立正式的改革机制。

二、美国院校研究部门数据获取、资金配置及报告体系

采访者:数据获取对于院校研究来说非常重要,它不仅涉及决策的前期分析、研判,而且关系到决策的制订以及对决策执行的监管。美国高校中院校研究部门是否能够无条件地访问各个部门的数据?学校之间是否实现了数据共享?

斯温:虽然院校研究部门通常被称作学校数据的来源地,但这次全国性调查显示,许多办公室仅能部分或有限访问院校数据。这次调查的结果是,大多数院校研究部门可以公开查询到86%的全国调查数据、80%的学生学习数据、71%的学生满意度调查数据和60%的学生录取数据。但一些数据对于院校研究部门来说是不可获取的,或者说只能有限访问,这让院校研究部门从事如学生学业成就研究、成本效益分析以及院校效能研究时面临了挑战。

采访者:在中国,院校研究部门下属学校的二级乃至二级下面的三级部门,根据学校的重视程度,学校配置的资金差别较大。经费的多少限制了院校部门的运营情况以及对学校发展的贡献程度。在美国,院校研究部门的资金配置如何?

斯温:大多数院校研究机构(91%)的运行经费是在学校预算过程中,由学校统一分配的。他们并不是根据所提供的服务而获得额外经费的支持。大部分院校研究部门(68 %)的运行经费数额不大,在2.5万美元以下。院校研究机构的预算都比较少,只有9%的院校研究机构的预算在10万美元以上。这些数据仅限于预算文件的规定,并不是指院校研究机构的总开销,因为总开销包含了技术支持、空间,还有不直接向行政单位结算的其他花费。在采购消费品和特殊软件耗材后,大多数院校研究部门有时还有少数资金用于专业发展。院校研究部门从他们主管的预算中寻求“一次性拨款”和一次性专项资金的要求并不少见。

采访者:美国高等教育由大众化向普及化过度以后,院校研究的也随之深入到学校效能、评估、学校改进、规划与资源管理、学术项目评估、教师问题、注册管理等各个领域。可以说随着高等教育的不断发展,美国院校研究涉及的领域越来越多,在高校发展中发挥的作用也越来越重要。但就院校研究部门具体工作而言,他们一般由谁主管?向谁报告?服务于学校哪些方面?

斯温:在美国,一半的院校研究部门由教务长主管,四分之一由校长主管。院校研究的报告主要包括学校效能、入学管理、学生事务以及信息技术等方面。院校研究的主管部门因学校类型而异。两年制高校中,22%由教务长主管,40%由校长主管。在四年制高校中,63%由教务长主管,18%由校长主管。对于所有院校研究机构而言,最常见的是院校研究人员向高层级别(73 %)汇报而不是向助理或相关级别的人员汇报。不过院校研究部门的主管领导也在逐渐发生转移,由其他部门或领导主管的院校研究机构越来越多。

院校研究部门为学校层面的决策者提供日常及临时性、量身定制的报告、分析、预警和预测等。调查结果显示,80%~97%的院校研究部门为学校学术事务、校长、入学管理事务、评估事务及院系提供数据及信息;50%~79%的院校研究部门还为学校董事会、学生事务、注册、财务、人力资源管理、筹资等事务提供数据与信息;院校研究部门很少为校友事务、教师评议会和住房等方面提供数据与信息。这些研究表明,院校研究的成果应用于学校各个方面,同时取决于一系列决策支持、监控和强制报告。除了报告和提供数据的技术支持外,院校研究部门还通过向决策者解释研究报告、将证据转变为行动和参与院校研究成果的应用过程而发挥咨询性作用。但本调查显示,院校研究人员所发挥的咨询性作用还相当有限。

三、美国院校研究职能变革、存在误区及挑战

采访者:院校研究在美国已经有五十多年的历史了,在这段时间里,高等教育的基本特征、高校社会环境的变化、高校组织管理制度的变化、各类有关人员参与管理的要求、高等教育研究与管理研究的发展,以及计算机与通信技术的广泛使用,都以不同方式促进了院校研究的产生和发展。美国院校研究发展至今,研究人员的工作和职责与以前相比发生了哪些变化?

斯温:在以前,美国院校研究人员的工作主要体现在两点:一是在项目前期负责利用数据发现问题;二是改革结束后用数据评估结果,而中间阶段往往由其他部门的人员来完成。这就导致在一些美国高校,院校研究人员只是从事相对低层面的报告工作,并没有完全发挥推动学校改革的功能。对于院校研究人员来说,他们应该利用对数据的熟知程度持续推进改革的进行。目前,在美国,那些进行实时监控和提供比较性数据分析报告的院校研究人员,实际上已经在学校改革管理中逐渐扮演着关键的角色。他们根据自身的经验和数据处理能力,逐渐把自己定位为学校的高层管理人员和院校改革的推动者。这里值得一提的是,信息技术的发展为高校系统掌握相关数据资源提供了便利。把这些数据转化为决策信息是院校研究人员这几十年来一直从事的工作。但逐渐的,院校研究人员的工作已经超越了这些,他们现在不止满足于给学校提供决策支持信息,还逐渐参与到学校改革的领导和管理过程当中。

采访者:从事院校研究的人员比较复杂,既有学校的行政人员也有一些专业人员,您觉得他们对于院校研究的认识还存在哪些误区?作为一名院校研究工作者,您觉得未来在从事相关工作面临的挑战有哪些?

斯温:对于院校研究来说,已出版的学术性或机构性文件已进行了定义,然而该领域却流行着一个笑话:“即便是家人也不理解我们在做什么”。这是院校部门技术、责任与期望巨大变化的证据,这并不是说,该领域在50多年的历史中没有成熟,相反,院校研究反映了高等教育环境的变化、不断发展的技术产生的影响,以及管理决策对数据大量的需求。虽然在美国院校研究人员已经有了一个相当大的群体,但对于很多人来说,还没有对院校研究有一个很正确的认识。在这次全国性调查中我们发现,大家还存在一些认识上的误区需要纠正,在此对主要的几方面作简要澄清:一是院校研究职位并不需要统计方法专业的博士。一些院校研究办公室确实进行了复杂的数据挖掘和预测分析,但是大多数院校研究人员的工作是数据计算、集中量数的分析及统计性推断。二是院校研究机构的规模及职责并不完全取决于由谁主管。事实证明直接向校长报告有时并不是十分有利。三是目前还没有证据表明,将来院校办公室会由信息技术办公室主管。四是虽然越来越多的院校部门选择了数据外包,但是没有证据表明外包与院校办公室规模及功能减少有关。五是在校内担任职务方面,院校研究人员尚未做好准备。相对其他部门成员来讲,只有不到一半的院校研究人员具备高学历和相关经验。六是院校研究人员很少被视为数据使用方面的“教员”,或决策过程中的积极参与者。

鉴于美国院校研究的发展趋势,我认为院校研究面临的挑战主要包括以下几个方面:寻找和招聘各级职位的最佳人才;为学生进入院校研究职业生涯开设相关课程;为院校研究的领导和员工的专业发展提供途径;评价部门和个人的绩效;为院校研究人员建立适当的薪资范围,管理和定义院校研究机构的工作量;机构间的知识传递;设置服务和产品的期望值;展望与规划这个领域的未来;为院校研究办公室配备高级管理人员。

四、美国院校研究发展模式及愿景

采访者:随着高等教育发展程度、学校规模的差异以及高校对院校研究重视程度的不同,院校研究运营模式的展现也有所不同。您在今年发表的文章中提到了院校研究可能的三种模式,您能简要为我们介绍一下么?

斯温:在这次发表的文章中,我将院校研究归纳成三种不同模式。一种是集中型的院校研究。该模式有一个集中的办公室,另有三个客户:校长、教务长和面向联邦与州政府的报告。在这个模式中,校园内的其他办公室必须排队访问,获取所需要数据并获得院校研究部门的支持。该模式中,在首要服务于他们的主要客户的需求后,院校办公室再为学校其他部门提供支持。但在大多数大学里,院校研究部门是很少有时间且很少有资源来满足其他部门的要求。这就导致了很多决策者获取不到需要的数据。这个模式是最常见的。该模式的另外一个关键方面是,由于院校办公室有唯一的数据和数据获取工具,故他们是获取真相的唯一来源。也就是说,数据和分析的唯一官方来源是院校研究办公室。众所周知,数据和观点一致是非常重要的,但院校研究部门经常被指责误解其他办公室的观点以及忽略观点的重要性,缺乏所有决策者的支持是这个模式的最大问题。

第二种模式对数据支持要求较高。它是一种联邦式网络模式,在这个数据生态系统中,所有的成员都是数据的消费者和提供者。在整体数据决策中,院校研究部门仍然起关键性的作用,这种协同作用需要在通信和网络方面有更大的技能和能力。区别于第一种模式,院校研究不再是数据的唯一来源,院校研究人员引领及指导相关人员共同审视数据与事实。毫无疑问,在这样的安排下,也存在一些弊端,如权力和责任是分散的,这将是难以纠正的弱点。

最后一种模式是未来院校研究的样子,美国目前还没有发展成这样。该模式增加了一个全面数据决策和组织结构。虽然所有的参与者都可以有助于整体数据流,有些单位相较于其他单位可能会产生更大的影响,但没有真相的唯一来源。最重要的是有数据的监管者,将数据作为资源,为了大家的利益,负责对数据进行监管,该监管者即首席院校研究官,和首席财务官平级。他们不是技术人员或者统计专家,而是运营专家,他们使人们运用工具并获取成功,支持所有的使用者和运用者。这种模式是假设的,目前而言,我还不知道哪个机构有这样的数据和分析能力。

采访者:作为一名资深的院校研究的研究者和行政人员,从您的履职经历和研究经验出发,您对院校研究未来发展有什么样的愿景?

斯温:以前院校研究主要是用来支持决策,尤其是高层决策,只针对一小部分人。未来,首先教师、学生、项目负责人和学术单位的领导者对决策支持的需求会与日俱增,他们以往并不是院校研究的主要服务对象。其次,数据传播和分析工具的发展让广大教职员工有可能参与院校研究,将数据转换为信息。高校决策模型正在发生变化,这为明智地使用数据资源创造了新的机会。未来院校研究办公室将与高校其他部门及单位合作,在全校范围内履行院校研究功能。这一愿景的关键是,从广义上来理解院校研究所支持的“决策者”,有目的地建立有利于提高数据能力的组织结构与领导,在决策支持中采用“以学生为中心”的范式。我希望高校有越来越多的职员和中层管理人员利用数据做出明确决策,各级决策者也将能形成自己收集与分析数据的方法。院校研究曾经以作为“真相的来源”而自豪,现在它将负起了新的责任:指导广泛存在的数据消费者,负责全校的数据及其分析的需求。

五、对中国院校研究发展的建议

采访者:现在中国提出要建设一流大学和一流学科,作为一名院校研究人员,您觉得中国在建设取一流”的过程中主要还存在哪些问题?院校研究部门在解决这些问题的过程中起什么样的作用?

斯温:我认为,中国在建设“双一流”的过程中,有些行政权力或行政部门可能会存在一个问题,那就是在某一研究领域投入过多的资源。各个学校不可能在各个学科都争创一流,如美国高校也不是把所有的资源分散地投入到各个方面,而是会找几个关注点,这就导致了学科间的竞争。另外一个很难处理的问题是,在高等教育发展的过程中,很多高校一方面争求高的入学率,一方面还想争创世界一流,这是很难做到的。高等教育变化太快了,中国也存在这样的问题。对于声誉好的学校还好,他们本来就不存在生源问题,但对于一般的学校而言,所受影响可能比较大。中国要对其他国家的高等教育发展多加了解。如在日本,曾经有段时间,有很多学业准备不足的学生入学,学校要为他们提供更多的支持,这样他们才能够进行大学期间的学习。又如20年前的美国,随着入学人数的激增,少数民族的学生不断增多,这些学生与传统学生相比学业准备不足,但当时的学校却没有计划减少生源,只是一味地等待且未采取任何措施,导致了当时的毕业率相对较低。相较于其他国家而言,中国面对的挑战是很明显的,也是可预见的。

而学校的院校研究部门如发展规划处等,他们的作用就是要了解其他高校以及国外一些高校在这过程中的做法,分析一些成功经验,为学校的相关决策提供支持。他们要具有战略的视角,这是他们的使命。

采访者:您能否对中国院校研究未来发展提一些建议?

斯温:中国的院校研究虽然起步比较晚,但是其发展基础还是比较好的,尤其是近几年信息技术的发展,为院校研究数据获取提供了较好的条件。对于中国未来发展而言,其首先要做的是确保准确的定位。我觉得现在很多学校院校研究部门要么过分注重其决策支持的功能,要么偏重学术研究功能,中国院校研究部门要想在学校发展中起到应用的作用就必须平衡好二者的关系。

其次,中国的高校要多了解和分析各个国家甚至是各个学校院校研究的经验,结合自身的特点,有选择性地进行引入,因为每个学校间的情况是不一样的。比如对于美国大规模的学校而言,它们的专业、院系比较多,它们的管理模式是分权的,学院间相互自治,每个学院都有自己的使命,各学院间在决策时可使用的数据也是不一样的。不过对于小规模院校而言不存在这方面的问题。所以中国高校在参照其他国内外高校经验的时候,要立足自身学校的实际情况去寻找参照学校。

再次,虽然中国也建立了院校研究会,每年也举办年会,但其实还可以发挥更多的功能,更好地服务于高等教育的发展。比如院校研究分会可以每年发行一些出版物,使院校研究人员及时了解研究前沿和研究现状;定期对院校研究人员进行相关培训,提高其理论素养,增强其信息技术使用能力;设立一些课题项目,鼓励相关人员进行一些研究;等等。

最后,院校研究部门功能越来越多,涉及人员也越来越广,这就需要高校在院校研究发展过程中不断建立并完善一定的评估体系,设立具体的指标,通过相关指标的数值客观体现院校研究部门的价值,从而促进院校研究部门工作更好地开展。